Comment faire sa comptabilité ?

Est-ce que vous vous êtes déjà retrouvé dans cette situation où l’Urssaf vous appelle car il manque des documents dans votre dossier ? Ça a faillit m’arriver et j’ai bien fait d’avoir passé ma nuit à préparer ces documents. Et si je vous évitais ça ?

Une amende impossible à payer en cas d’erreur ?

Quand je me suis lancée dans l’entreprenariat, ma plus grande crainte était de voir la police défoncer ma porte car je n’avais pas bien rempli mes documents.

Il y avait aussi l’amende impayable que j’allais recevoir si je faisais ne serait-ce qu’une minuscule erreur qui m’aurait valu 5 ans d’endettement pour la régler.

Ces choses étaient terribles mais avaient peu de chances de se produire (puisque je vérifiais 3 fois avant de valider mes saisies). Par contre, ce qu’il aurait pu m’arriver, c’est qu’un de mes patients demande la facture pour son service.

C’est une obligation comptable en France et je n’avais aucune idée de comment faire ça, heureusement je me suis renseigné et j’ai synthétisé mes recherches dans cet article.

Des obligations à connaitre

En vérité, lorsqu’on démarre son activité, on peut oublier de nombreuses choses qui finiront peut-être par nous causer du tort.

En effet, dans notre joli pays, nul n’est censé ignorer la loi et par conséquent, il y a des obligations que vous devez respecter au niveau de votre comptabilité.

J’en profite pour désamorcer quelque chose : la police ne viendra pas fracturer votre porte et vous n’aurez pas une facture astronomique à payer si vous faites des erreurs. En cas d’oubli, vous recevrez une lettre (au moins) pour vous avertir de ce qu’il risque de vous arriver si vous ne régularisez pas (avec ce qu’il faut modifier).

Comme chacun est censé le savoir donc, lorsqu’on lance son activité, on a des obligations comptables que je vais vous lister.

Vous devez tenir un livre de recettes, que ce soit un document papier, numérique ou sur un logiciel de comptabilité. Ainsi qu’un registre des vos achats si vous vendez de la marchandise. Vous avez l’obligation de faire des factures contenant un certain nombre d’informations légales. Si vous avez le statut d’artisan ou de profession libérale, vous devez faire payer et déclarer votre TVA dans le cas où votre chiffre d’affaires annuel est supérieur à 34 400€.

Enfin, si vous gagnez 10 000€ deux années consécutives, vous avez obligation d’avoir un compte dédié (pas forcément pro) à votre entreprise.

Une synthèse simple et pratique

J’ai regroupé pour vous les informations essentielles pour avoir une comptabilité légalement compatible avec vos obligations.

Avant de détailler tout ça, je vais vous donner quelques bonnes pratiques que je vous encourage à adopter pour mieux vous en sortir.

Ayez toujours une copie de vos documents en cas de perte. Je vous encourage à les mettre sur un cloud (du genre DropBox ou Google Drive) pour les avoir toujours à portée de main.

Au moins une fois par mois, relisez vos documents du mois précédent pour éviter les erreurs et gardez un suivi régulier de votre comptabilité.

Utilisez des templates (des exemples modifiables) pour vos factures et votre cahier de recettes. Je vous en fournirai dans la prochaine partie pour que vous n’ayez pas à les chercher.

Les choses à faire

Dans cette partie, détaillons les obligations et comment y répondre de manière simple.

Tenir un livre de recettes

Vous devez tenir un livre de recettes qui contient tout ce que vous avez encaissé, avec pour chaque recette, un certain nombre d’informations.

En voici la liste :

la date d’encaissement de la recette
la référence de la facture et éventuellement du devis
le nom du patient
la nature de la prestation (soin, guidance, etc..)
le montant
le mode de règlement (chèque, espèces, virement…)

Vous pouvez utiliser un carnet papier pour noter vos recettes avec, pour chaque commande, les informations obligatoires listées plus haut (date, référence, nom, etc..).

Vous pouvez aussi avoir un document numérique de type excel. Voici un lien pour en télécharger un officiel : https://www.cci.fr/media/livre-de-recettes

Enfin, vous pouvez utiliser un logiciel comptable spécifique de votre choix. Sachez que l’utilisation d’un tel logiciel est obligatoire si vous payez la TVA et que vous vendez des biens à des particuliers (si les deux sont vrais alors c’est obligatoire)

Tenir un registre d’achats

C’est une obligation uniquement si vous vendez des marchandises ou si vous faites de la prestation d’hébergement.

Pour chaque achat, vous devrez donner les informations suivante :

le date de l’achat
la référence de l’achat
le nom du fournisseur
la nature de l’achat
le montant
le mode de paiement

Faire une facture

En micro-entreprise, il est obligatoire de fournir des factures à vos clients, pour chaque vente ou prestation.

Chaque facture doit contenir obligatoirement :

la date d’émission
un numéro attribué par ordre chronologique
une date de livraison ou d’exécution
le nom de votre client ou de sa société, ainsi que son adresse
vos coordonnées (nom, prénom et adresse professionnelle)
votre numéro SIREN
un descriptif détaillé des prestations exécutées, avec la quantité et le prix unitaire
la somme totale facturée

Si vous êtes redevable de la TVA il faudra mettre votre numéro de TVA intracommunautaire , dans le cas contraire la mention “TVA non applicable, art. 293 B du CGI”.

Si vous êtes une entreprise individuelle, il faut obligatoirement ajouter la mention “EI” ou “Entreprise individuelle”.

Vous trouverez un exemple de facture gratuitement ici.

Choisir une banque professionnelle

Le compte bancaire dédié est obligatoire si vous n’êtes pas une micro-entreprise.

Si c’est le cas, il devient obligatoire après avoir gagné plus de 10 000€ durant deux années consécutives.

Compte dédié et compte pro sont des notions différentes, pour plus d’infos c’est ici.

Quelques critères à regarder

Les services proposés par votre banque pro
- Les frais de gestion et de tenue de compte : il s’agit d’un montant fixe qui vous sera prélevé tous les mois (ou les trimestres) par votre banque.
- Les moyens de paiement et les frais sur ces derniers : certaines banques proposent une carte virtuelle et une carte physique en option par exemple.
- Les commissions de mouvement : ce sont les frais qui dépendent des transferts de fonds que vous faites (ex : 1% du virement).
- Les commissions multilatérales d’interchange : ce sont les frais facturés lorsque votre patient vous paye par carte.
- Les frais de découverts bancaire (et le découvert) : il s’agit des frais facturés en cas de dépassement du découvert autorisé (sans frais).
La relation avec votre banquier (réactivité, ligne dédiée, chat, etc..) : en gros, savoir si, en cas de soucis, quelqu’un sera là pour vous aider ou non.
Le financement bancaire pro : si vous voulez faire un prêt ce sera très utile de vous renseigner à ce sujet.

Pour trouver un guide complet avec des possibilité de filtrage de banque (par exemple encaissement d’espèces), suivez le lien.
Pour ma configuration, les deux meilleurs sont Blank et Hello banque pro dont voici des avis.

Une fois ces choses faites

Une fois avoir pris connaissance de ces obligations et la tenue de mes documents, je respire, serein. Je sais que l’Urssaf ne m’enverra pas d’escouade pour m’amener en prison. Que je n’aurais pas de dette improbable à cause d’une mauvaise connaissance légale et surtout que je peux suivre ce que j’ai fait facilement.

En plus, mes patients peuvent me demander une facture sans aucun soucis puisque je les garde toutes dans un dossier.

Avoir la paix et être dans la légalité, y-a-t’il quelque chose de plus rassurant quand on lance son activité ? Sûrement, mais c’est un bon début !